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申请日本留学读研究生应该怎么写套磁信?

来源:天道留学 发布时间:2017-09-01

  很多同学对于研究生留学申请套磁信方面的信息知之甚少,那么申请日本留学读研究生应该怎么写套磁信?下面为大家详细介绍一下套磁信的注意内容:

  1.有力的主题

  我们每天在收件箱里会收到大量的电邮。教授们也一样,每天都有大量的邮件需要处理。想让你的邮件脱颖而出吸引教授注意的话,给它起一个吸引眼球的主题就很重要了。主题的选择还要确保和电邮内容密切相关。同时,如果回复时能换个套磁信邮件主题,就会比默认的“回复:”好很多,也会便于教授快速了解信件内容。

  2.正确地发送

  把邮件发给正确的接收人是很重要的。没人想在收件箱中看到与自己无关的电子邮件。试想一下,如果把本要发给田中教授的信发给了山田教授,那么山田教授收到以“田中教授”开头的邮件时的心情也就可想而知了。更关键的是,我们的整个留学申请可能就此被中断。因此,在发送之前一定要检查一下收信人及抄送人(如果有的话),确保我们的信件顺利到达正确的收件人手中。

  3.语法准确无误

  在电子邮件中看到错误是很使人厌烦的。尤其对于大学教授而言,他们通常对文字具有更高的敏感性,同时也对语言上错误有更低的包容性。所以你要在写完后检查语法和拼写。使用错误语法只会降低自己在收件人眼中的公信力,这种错误往往成本太高,还是避而远之为好。

  4.言简意赅

  人们的注意力是有限的,每个人都想尽快读完邮件,提高工作效率。大学教师们每天都要接触大量的文字内容,在读邮件的时候尤其不喜欢冗长复杂的长篇大论。因此,尽可能在你的电邮中使用简单明了的英语。比如,用“buy”而不要用“purchase”。避免陈词滥调,像是“最后但并非最不重要的”,尽量用直接而有礼貌的表达方式来写邮件。

  5.适当的格式

  你邮件的所有内容尽量不要都放在一段,这会使读者很难理解你的意思。为了便于教授清晰快速地读出你的意思,最好把邮件的内容分为几段式。还要避免有很多从句的长句复杂句。有逻辑地组织你的文章,包括要点,标题和用于说明的副标题。

  6.适当的措辞

  像紧急、重要这类的词旨在抓住读者的注意力。如果在不必要的时候使用这些词,你的邮件对收件人来说就会显得没有价值。而且在留学申请过程当中,教授们不希望看到这类给人急迫感的用词。所以,慎重使用“紧急”,只在真正必要的时候才选取这类词汇。

  7.了解目标群体

  你要清楚你的邮件是要写给谁的。出于这个目的,你应该十分了解你的读者,在你写邮件之前必须清楚地知道他们想要看到什么。这就要求你在联系教授之前,尽量充分了解教授的相关研究,做到有备而来。

  8. 给出回复的截止日期

  如果你的邮件需要回复,那么邮件中应该给回复人明确指出截止时间。但是在留学申请的邮件中,通常不赞成为教授指明回复日期,而是尽量用委婉地话语来提醒教授看到邮件后记得回复。

  9. 给出明确的行动指令

  如果你的邮件要求读者完成某项行动或任务,那么指令应该清晰明了。比如说在联系教授的时候,你想要让教授回答自己提出的一个关于申请的疑问,那你就最好明确写出希望教授对这一问题进行回复。

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