联系不上要找的人，有可能会耽误对方的时间甚至使对方工作的陷入暂时停顿状态。所以如果所找的人正好不在时要更尽量妥善处理，要特别考虑到对方的情况。在这种情况下接电话一方总是要先照顾到打来电话的一方的实际情况。生硬地对对方说“几点几点你再打电话过来吧”好像强制对方在某时某刻一定要等在电话机前，其实是十分失礼的做法。最好换成“几点几点您方便吗”“几点几点可以吗?”的说法来答复对方。
1、都合で電話に出られません。(误)
ただいま席をはずしております。(正)
有人打电话来找人，如果你说：
“××は都合で電話に出られません”(××因有事不能接电话)，
对方听了就会不高兴。因为对方会觉得你怠慢了他。
“都合”这个词，准确说来应该是用“都合のいい”这种说法，会议期间接待客人可以使用;因外出不在等也可以用。总之，可以用于任何情况下。但是，类似前述例句的说法容易引起对方误解，会使人觉得是在骗他：明明在家，却说不在。
在这种情况下，如果采用
“ただいま席をはずしております。”(“刚刚出去”或“刚刚离开房间”)
这样的说法，就容易为对方所接受，也不会产生误解。
、はい、わかりました。(误)
はい、かしこまりました。(正)
在接外单位的人打来找人的电话时，如果说
“わかりました。××は、×時ごろ戻ってまいりますので、申し伝えます。”
这样的说法也会引起对方的不快。
对于外单位的人，用“わかりました”表示应承，有些生硬，甚至可以说是失礼。若用“承知しました”“かしこまりました”等礼貌用语表达“我知道了”，会显得有礼貌，也乐于为对方所接受。
“わかりました”的表达只适用于自己单位里的人。用于自己一方显得谦恭，用于外单位则显得简慢。
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